kickflowの管理担当が交代すると、後任の方は経路やワークフローの構成、閲覧権限の考え方をゼロから把握する必要があります。本記事では、引き継ぎ時に押さえておきたいポイントを、仕様の要点とあわせてまとめました。個別の操作手順は、各項目のヘルプセンター記事を参照してください。
こんな方におすすめ
- kickflowの管理担当を新しく引き継いだ方。
- 経路やワークフローの仕組みを短時間でおさらいしたい方。
まず押さえておきたい基本構造
kickflowでは「経路」（承認の流れ）と「ワークフロー」（申請フォーム）を別々に作成し、1つの経路を複数のワークフローで共有する設計になっています。管理画面を開く前に、次の4つの用語の関係を理解しておくと迷いません。
| 用語 | 内容 |
|---|---|
| 経路 | 誰が、どの順番で承認するかを定義する設定 |
| ステップ | 経路内における承認の各段階（1次承認、2次承認など） |
| ワークフロー | 申請フォームと経路を紐づける設定 |
| チケット | ワークフローから実際に申請された、個々の申請 |
引き継ぎ時に確認したい5つのポイント
1. 経路とワークフローの構成を確認する
kickflowでは「経路」と「ワークフロー」を別々に作成し、1つの経路を複数のワークフローで共有します。申請内容に応じて経路を自動的に分岐させることもでき、経路内でさらに枝分かれさせることも可能です。
経路の仕様
各承認ステップには「アクションタイプ」があり、できることが異なります。
| アクションタイプ | できること |
|---|---|
| 承認／差し戻し | 承認者が「承認」「差し戻し」「却下」を選べます |
| 回覧（確認あり） | 承認者は「確認」のみ行えます |
| 回覧（確認なし） | 承認者の操作は不要で、通知のみで自動的に次のステップへ進みます |
ステップの実行条件は、次の3パターンから選べます。
- 常に実行する：常にそのステップを実行したい場合
- 条件を満たしたときだけ実行する：特定の役職・チームの申請者のみ実行したい場合（1ステップにつき条件は最大5件）
- 条件を満たしたときだけ実行しない：特定の役職・チームの申請者のみステップをスキップしたい場合（同じく最大5件）
承認者タイプの設定では、貴社の職務権限規定をベースに承認パターンを洗い出してから設定するのがおすすめです。
自己承認の許可／不許可（申請者自身が承認者になる場合に、自分で承認することを認めるか）も個別に設定できます。
経路を設定したら、「シミュレーション」機能で想定どおりに承認者がアサインされるかを事前に確認できます。
ワークフローの仕様
kickflowでは承認やタスクの流れを「ワークフロー」という単位で管理します。ワークフローは主に、フォーム作成と経路の条件分岐から構成されます。経路を複数のワークフローで共有するため、ワークフローを作成する前に経路を作成しておく必要があります。
フォーム作成のポイントは次のとおりです。
- タイトルは承認画面や検索一覧に表示されるため、「タイトルなし」は避けるのが無難です。
- 入力フィールドには、テキスト・数値・プルダウン・添付ファイルなど複数の型があります。
- 明細セクションは、複数の行を入力できます。
作成したワークフローには経路を設定します。分岐条件を設定すると、入力値や申請者の属性に応じて複合的に分岐し、適切な経路を自動的に判別します。
- 高度な条件式（スタンダードプラン以上限定）：A〜Jの記号、&&（AND）、||（OR）、()（括弧）を組み合わせて条件式を定義できます。例：(A || B) && C
- 経路の並び順：分岐条件により複数の経路が存在する場合、順序が先の経路が優先して適用されます。並び順は、各経路の右上にある「↑」「↓」ボタンで入れ替えられます。なお、「いずれの条件にも合わないとき」の経路は常に最後に固定され、移動できません。
そのほか、次のような詳細設定もできます。
- チケット番号：自動採番できます
- 特定のユーザーを自動的に閲覧者にする：閲覧権限を自動付与できます
- カスタムステップの追加：申請時・承認時に任意のステップを追加できます
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2. 閲覧権限の考え方を理解する
個別のチケットに対する閲覧権限は、デフォルトではその経路に関わるワークフロー関係者（申請から承認、回覧の対象者）のみに限られます。申請時や承認時に、ユーザー・チーム・役職単位で個別に閲覧権限を付与することもできます。
管理者は、チケットの管理権限（閲覧）を持っていればテナント全体を閲覧でき、特定フォルダ単位に絞ることもできます。
ワークフロー単位で「誰に見せるか」を設計し、適切な閲覧権限設定を行いましょう
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3. 運用中の便利機能の利用有無を確認する
汎用マスタ
取引先や取扱商品、貸与デバイスなど、企業固有の簡易的なデータベースを作る機能です。
作成したマスタは、フォームの入力値の選択肢として使えます。
パイプライン
関連する2つのワークフローについて、1つ目のチケットが完了したタイミング（または任意のタイミング）で、2つ目のチケットを自動作成する機能です。実行条件を設定したり、フィールド項目を後続のチケットへ自動転記したりできます。
例えば、稟議申請と発注申請などで利用します。
代理申請・代理承認
事前に設定することで、対象ユーザーに代わって申請や承認を行える機能です。申請期間や対象ワークフローを限定することもできます。
承認者が長期不在になる場合、代理承認設定によって承認業務を他のユーザーへ委譲できます。
自社でこれらの機能を利用しているかどうかを把握しておくと、問い合わせ対応や設定変更のときに迷いません。
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4. 組織変更が発生したときの影響範囲を把握する
ワークフロー単位の閲覧者設定は、人事異動などで部署が変わると自動的に反映されます。部署から外れると閲覧権限が消え、逆に他部署から配属されると、過去に作成されたチケットも遡って閲覧できるようになります。役職や組織図を変更する際は承認者のアサインにも影響するため、実施前に影響範囲を確認しておくとトラブルを防げます。
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5. 各種上限を把握しておく
先述の汎用マスタのように、kickflowには経路・ワークフロー・組織図など、要素ごとに上限値が設定されています。設計時につまずきやすいポイントのため、事前に確認しておくと安心です。
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