こんなお困りごとはありませんか？
- 「100万円未満は部長決裁で完了、100万円以上は役員承認まで回したい」
- 「本社と支店で、承認ルートを分けたい」
稟議や購買申請では、こうした「条件によって承認ルートを出し分けたい」という要望がよく出てきます。
実現したいこと
経路の承認ステップに条件分岐（実行条件）を設定すると、申請者がどんな値で申請しても、必要な承認ステップだけが自動的に選ばれます。金額に限らず、部署・拠点・役職など、さまざまな条件に応用できる考え方です。
出し分けを承認者の目視判断やフォームの選び方任せにすると、必要な承認ステップが飛ばされてしまう内部統制上のリスクにつながります。
メリット
- 承認ルートの出し分けを、目視判断に頼らず自動化できます。
- 必要な承認ステップが必ず実行されるため、内部統制上のリスクを減らせます。
- ワークフローを条件ごとに複製する必要がなく、フォームの二重管理を防げます。
こんな運用の方におすすめです
- 金額や部署によって、承認ルートを目視判断で分けている
- 経路が増えてきて、管理が煩雑になってきた
- ワークフローを条件ごとに複製していて、フォームの二重管理に困っている
以下では「金額による分岐」を例に、具体的な設定方法を紹介します。同じ考え方は、部署や拠点など他の条件にもそのまま応用できます。
やってしまいがちな対応
「100万円未満用」「100万円以上用」で、ワークフローそのものを2つ作成する対応です。一見わかりやすいですが、フォームを2重管理することになります。片方だけ項目を追加し忘れたり、申請者がどちらに申請すればいいか迷ったりする問題が起きやすくなります。
金額による分岐は、ワークフローを分けなくても、同じワークフローの中の経路に条件分岐を入れるだけで実現できます。
設定手順
承認ステップに実行条件を設定すると、条件を満たしたときだけそのステップが実行されます。
例：役員承認のステップに、実行条件として「金額フィールドが100万円以上」を設定します。
- 経路の設定画面で、条件を設定したい承認ステップを開きます。
- このステップの実行条件で「以下の条件を満たしたときだけ実行する」を選び、条件を以下のように指定します。
- フィールド：数値、整数の変数
- 変数名：${対象のフィールドコード}
- 条件文：次の値以上
- 値：1000000
- 経路を保存します。
設定の詳細は、ヘルプ記事「経路を作成する」の実行条件の項目を参照してください。
スタンダードプランでは、申請チームのみ実行条件に指定できます。金額のような入力値そのものを条件にしたい場合は、エンタープライズプランが必要です。
エンタープライズプランでは、フィールドの制限なく実行条件を設定できます。
経路の実行条件で分岐させる場合、カスタムステップを追加できる位置に制限があります。分岐後の経路にカスタムステップを組み込みたいときは、ワークフローの設定で経路を分ける方法もあわせてご検討ください。制限の詳細は、ヘルプ記事「カスタムステップの追加制限」をご確認ください。
動作確認
経路が1本で完結するため、ヘルプ記事「経路を任意のユーザーの目線でシミュレーションする」で流れを確認しやすいのも利点です。実際に申請する前に、条件ごとに想定した承認ステップへ分岐するかを確認してください。
うまく動作しないときは
- スタンダードプランで、金額のようなチケットの入力値そのものを条件にしたい場合、実行条件だけでは対応できません。その場合は、ワークフロー側で経路そのものを切り替える方法があります。詳しくはヘルプ記事「ワークフローに経路分岐や申請拒否ルールを設定する」を参照してください。
- 実行条件を設定したステップが想定どおりに実行されない場合は、対象フィールドの変数名や、条件に指定した値の入力形式が一致しているかを確認してください。
応用・活用例
同じ考え方で、他の条件にも応用できます。
- 申請者の部署による分岐：承認ステップの実行条件に「申請チーム」を指定します。