組織図を切り替えると、経路やワークフローなどのチームを参照している設定値は、新しい組織図のチームに自動的に置き換えられます。
ただし、新しい組織図に対応するチームが存在しない場合は、設定値が削除されるか経路がエラーになります。
このページでは、切り替え時の挙動と、切り替え前の確認・対応方法を説明します。
組織図切り替え時のチームの照合方法
組織図の切り替え時は、新旧の組織図間で「同じチームコードを持つチーム」を同一チームとして扱います。
例えば、旧組織図にコード「123」のチームがある場合、新組織図のコード「123」のチームが対応するチームとなります。
対応するチームが新組織図に存在しない場合、チームは「消失した」とみなされます。
チームの消失は、管理画面上でのチーム削除操作とは挙動が異なります。
管理画面上でのチーム削除との違い
管理画面上でチームを削除した場合、削除されたチームに所属していた社員から申請された「完了」ステータス以外のチケットがアーカイブされます。
組織図の切り替えによるチームの消失では、このチケットのアーカイブは発生しません。
チームの削除時の詳しい挙動はチームを削除したときの挙動について教えて下さいをご確認ください。
組織図切り替えによる各機能への影響
各機能への影響は、対応するチームが新組織図に存在するかどうかによって異なります。
| 機能 | 設定内容 | 対応チームがある場合 | 対応チームがない場合 |
|---|---|---|---|
| 経路 | 承認者タイプ「チームを指定」の承認者 | 新組織図のチームに置き換えられる | 経路がエラーになり、ワークフローが無効になる |
| 経路 | 承認者タイプ「申請者が指名」の承認者のチーム | 新組織図のチームに置き換えられる | 設定が削除される |
| 経路 | 承認者タイプ「前ステップの承認者が指名」の承認者のチーム | 新組織図のチームに置き換えられる | 設定が削除される |
| 経路 | スキップ条件のチーム | 新組織図のチームに置き換えられる | 設定が削除される |
| ワークフロー | チケット単位の共有ユーザーのチーム | 新組織図のチームに置き換えられる | 設定が削除される |
| ワークフロー | ワークフロー単位の共有ユーザーのチーム | 新組織図のチームに置き換えられる | 設定が削除される |
| ワークフロー | 承認者編集フィールドで入力を許可する承認者のチーム | 新組織図のチームに置き換えられる | 設定が削除される |
| ワークフロー | 閲覧制限で閲覧できるユーザーに指定したチーム | 新組織図のチームに置き換えられる | 設定が削除される |
| ワークフロー | 特定のユーザーにウォッチさせる設定のチーム | 新組織図のチームに置き換えられる | 設定が削除される |
| ワークフロー | 経路の条件分岐のチーム | 新組織図のチームに置き換えられる | 設定が削除される |
| ワークフロー | 申請可能なユーザーのチーム | 新組織図のチームに置き換えられる | 設定が削除される |
| ワークフロー | このワークフローをチケットの絞り込み・ビューの作成で利用できるユーザー | 新組織図のチームに置き換えられる | 設定が削除される |
| オートメーション | 実行条件の設定の申請チーム | 新組織図のチームに置き換えられる | 設定が削除される |
| オートメーション | アクションで共有ユーザーを追加する際に指定したチーム | 新組織図のチームに置き換えられる | 設定が削除される |
| 管理者ロール | チームの管理権限のチーム | 新組織図のチームに置き換えられる | 設定が削除される |
| ビュー | 共有対象のチーム | 新組織図のチームに置き換えられる | 設定が削除される |
承認者タイプ「チームを指定」の経路のみ、エラーとして検知できます。
それ以外の設定が削除されてもエラーは表示されないため、切り替え前の確認が重要です。
組織図に関わらず変化しない設定
次の設定は、対応するチームの有無にかかわらず旧組織図の状態が維持されます。
- チケットの申請者チーム
- チケットのチーム型フィールドの入力値
切り替え前の確認と対応
1. 消失するチームを確認する
組織図の切り替え操作画面では、切り替えに伴い消失するチームが事前に表示されます。
「組織図切り替えで削除されるチーム」のリンクから消失予定のチームを確認してください。
2. 影響範囲を特定し、経路とワークフローを修正する
「組織図切り替えで削除されるチーム」画面で各チームをクリックすると、チームが使われている経路とワークフローを確認できます。
確認結果に応じて、次のように対応します。
経路・ワークフローに使用されていないチーム
対応不要です。そのまま切り替えを進めてください。
ビューの共有設定や管理者ロールのチーム管理権限など、経路・ワークフロー以外の設定にも消失するチームが使われている場合があります。必要に応じて確認してください。
経路・ワークフローに使用されているチーム
使用されている経路・ワークフローを修正し、消失するチームへの参照を取り除きます。
組織図の切り替えと同じタイミングで反映されるよう、ワークフロー・経路のバージョン切り替えもあわせて予約してください。
進行中チケットがある場合：承認のみ可能な組織として一時的に残す
消失予定のチームが経路の承認チームとして設定されている進行中チケットがある場合、即座に切り替えると承認者不在のチケットが発生します。
「このチームのメンバーは承認のみ可能」をオンにすると、チームからのチケット申請をなくしながら承認者としての機能を維持できます。
進行中チケットの状況に応じて、この設定でチームを残しておくことも検討してください。
CSVインポートは未来バージョンの組織図に対してのみ行う
運用開始後に組織図を更新する場合は、現在の組織図を「コピー」して新しいバージョンを作成し、未来バージョンに対してインポートします。
現在の組織図に直接CSVインポートを行うと、意図せずチームの削除が発生する可能性があります。
チームコードを変更する場合の注意点
チームコードを変更する場合は、管理画面の現在の組織図の画面から変更します。
管理画面上でチームコードを変更すると、参照しているすべての設定値に自動反映されます。
CSVインポートでチームコードを変更すると、既存チームが削除したとみなされ各種設定値も削除されます。チームコードの変更は必ず管理画面の組織図上から手動で更新してください。
登録済みのコードと異なるコードでインポートした場合、既存データの削除と
別データとしての新規追加が行われます。
補足：組織図切り替え時の承認者の計算について
承認ステップが移動（承認や差し戻し）するたびに、組織図を参照して承認者が再計算されます。
組織図を切り替えた時点で、進行中チケットの滞在ステップにアサインされている承認者は切り替え前の状態のままです。
承認者タイプによって参照する組織図のバージョンが異なります。
| 承認者タイプ | 参照する組織図 |
|---|---|
| 上長指定 | 申請時点での組織図 |
| チーム指定 | 承認者が再計算されるタイミングでの現在の組織図 |
申請後に組織図を切り替えた場合、上長承認ステップは旧組織図、チーム承認ステップは新組織図を参照します。
組織図切り替えのタイミングと承認者の関係
次の例は「申請 → 上長承認①→ チーム承認②→ 上長承認③→ 完了」の経路で、
4/1に組織図バージョンを切り替えたケースです。
| パターン | 状況 | 上長承認①の承認者 | チーム承認②の承認者 | 上長承認③の承認者 |
|---|---|---|---|---|
| A | 4/1以降に申請 | 新組織図 | 新組織図 | 新組織図 |
| B | 3/31以前に申請・①ステップに滞在 | 旧組織図のまま | 新組織図 | 旧組織図 |
| C | 3/31以前に申請・②ステップに滞在 | 承認済み | 旧組織図のまま | 旧組織図 |
| D | ②ステップから差し戻し後に再申請 | パターンAと同様 | パターンAと同様 | パターンAと同様 |